3 tipy, jak znít profesionálněji v pracovních e-mailech

V moderní době může vaše práce vyžadovat, abyste posílali e-maily kolegům, šéfům, klientům a dalším.

Vaše e-maily nejsou jednoduché zprávy; představuje to, kdo jste jako profesionální zaměstnanec. Proto se chcete ujistit, že každý z vašich odeslaných e-mailů je dobře napsaný a snadno čitelný.

Pokud vaše společnost používá specifický program – jako je například Microsoft Outlook – možná se budete chtít naučit, jak se přihlásit formátování zpráv . Bez ohledu na platformu, kterou používáte pro zasílání zpráv, existují různé základní tipy, které byste měli mít na paměti, než kliknete na odeslat e-mail.

Fungování v profesionální sféře může být náročné pro každého, ale možná především pro ty, kteří zvládají příznaky duševního onemocnění nebo jiné problémy s duševním zdravím.

Naštěstí je na internetu k dispozici mnoho nástrojů, které vám pomohou zvládat tyto stresory, rozvíjet dobré mechanismy zvládání a sdílet své pocity. Klikněte zde další informace a články, které mohou v případě potřeby poskytnout další pohled a přístup k léčbě.

Zkontrolujte své pracovní e-maily

Nejdůležitější a nejcennější nástroj, který máte k dispozici, je korektura. Než začnete přemýšlet o odeslání e-mailu, zvažte důležitou otázku: dává váš e-mail gramatický a logický smysl?

Zkontrolujte případné gramatické chyby pomocí předem vytvořené kontroly pravopisu e-mailu, pokud je k dispozici. Pokud o kontrole pravopisu pochybujete, nebojte se využít externí zdroje (například online slovník).

Další gramatické chyby, na které je třeba si dát pozor, mohou zahrnovat:

• Nesprávné použití velkých písmen
• Nesprávné použití interpunkce (čárky, středníky atd.)
• Nevhodný styl a tón psaní pro profesionální prostředí
• Nesprávné použití vlastních podstatných jmen – to je zvláště důležité při oslovování jiných lidí; jen málo věcí je trapnějších než překlep jména někoho (nebo něčeho) důležitého!

Jakmile bude váš e-mail připraven, přečtěte si jej nahlas, abyste zjistili, zda má smysl. Někdy poznáte, že je věta „neaktivní“ jednoduše podle toho, jak zní.

Odtud můžete provádět jakékoli opravy, abyste se ujistili, že celkový tok e-mailu je konzistentní.

Nakonec, a pokud máte čas, uložte e-mail jako koncept a odejděte od něj. Můžete také požádat své nejbližší přátele nebo rodinu, aby si přečetli váš e-mail a zjistili, zda nenašli nějaké chyby.

Dobrým pravidlem je stisknout „odeslat“ pouze tehdy, když máte jistotu, že jste vše ve své zprávě zkontrolovali a přehodnotili podle svých nejlepších schopností.

Buďte struční v pracovních e-mailech

Každý ve vaší společnosti má své povinnosti, které musí dodržovat, takže je užitečné respektovat jeho čas vytvářením stručných e-mailů. Když je uděláte krátkými, sladkými a věcnými, můžete rychle získat jasnou odpověď a pokračovat ve svém dni.

Nejprve se ujistěte, že vaše zprávy obsahují krátké, snadno srozumitelné odstavce. Ve skutečnosti každý odstavec nemusí být delší než dvě věty.

Předpokládejme, že váš e-mail vyžaduje, abyste napsali několik odstavců v celé délce. V takovém případě můžete zvážit naplánování osobní schůzky s kýmkoli, komu posíláte e-mail, abyste minimalizovali zmatky a nedorozumění.

Ujistěte se, že každý z vašich odstavců obsahuje pouze relevantní informace. Zahrnout malé detaily, které mohou příjemci pomoci porozumět vaší zprávě, je lákavé, ale když tyto dodatky odstraníte, můžete vytvořit e-mail, který je krátký a přímý.

Tyto typy zpráv jsou pro čtenáře často mnohem snáze pochopitelné a vaše přijímající strana vám v případě potřeby pravděpodobně položí objasňující otázky.

Dalším užitečným způsobem použití stručného jazyka je dávat si pozor na slovesa „být“. Například něco jako „Chci mít možnost odeslat zprávu“ lze zkrátit na „Posílám zprávu“.

V tomto scénáři byste odstranili sloveso „být“ a nahradili ho aktivním slovesem, které eliminuje slovnost.

Pište uctivým tónem

Především sdělujte své poselství s úctou.

Agrese v e-mailu se může jevit jako zlomyslná, protože příjemce s vámi nemluví přímo. Tomuto náhodnému tónu se můžete vyhnout, i když přinášíte špatné zprávy, vyvážením negativity s pozitivitou.

Pokud například chcete kritizovat výkon zaměstnance, můžete větu začít tím, že řeknete něco pozitivního a zakončit ji svou kritikou.

Dodatečně, vyhnout se použití „ale“ . Neguje první polovinu věty, takže i když začnete něčím pozitivním, použití „ale“ může někoho přimět, aby si myslel, že jste neupřímní. Nahraďte tedy „ale“ za „a“, aby oba výroky zůstaly pravdivé.

zbavit se reklam na skype

Můžete také uvažovat o zařazení krátkého podpisu na konec zprávy. Tyto podpisy mohou vašemu příjemci pomoci sdělit důležité kontaktní a osobní informace.

Pokud chcete, přejděte do nastavení e-mailu a nastavte podpis, který bude obsahovat vaše jméno, kontaktní telefonní číslo a další stránky, ke kterým jste přidruženi.

Pokud má vaše společnost logo, můžete zvážit začlenění vizuálu jako součásti vašeho podpisu. Výsledkem je e-mail, který zní a vypadá profesionálně a zachovává si uctivý tón.

Závěr

Jedním z hlavních kroků, které je třeba mít na paměti, je vytvářet krátké, stručné a bezchybné zprávy podle svých nejlepších schopností, a to i v neformálnějších e-mailech. Dáte tak svému šéfovi najevo, že si ho vážíte, a říkáte si, že jste skutečně profesionál, kterého byste chtěli, aby vás ostatní viděli.